Вътрешни правила за организация на административното обслужване

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. Настоящите правила за административното обслужване в Община Вълчи дол служат за регулиране  взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия.

Чл.2. Административното обслужване в Община Вълчи дол се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията, Административно процесуалния кодекс (АПК) и Наредбата за определяне и администриране на местните такси и услуги.

Чл.3. /1/ "Административно обслужване" е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на Община Вълчи дол

          /2/  "Административна услуга "е:

1. Издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;
2. Издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;
3. Извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;
4. Консултациите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относно административно-правен режим, които се дават по силата на нормативен акт или които са свързани с издаване на административен акт или с извършване на друга административна услуга;
5. Експертизите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когато нормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрацията на държавен орган или от овластена организация.

ІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНО  ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.4.

/1/ Административното обслужване в Община Вълчи дол се осъществява чрез „Информационен център”, означен с указателни табели на адрес град Вълчи дол, пл. „Христо Ботев“ №1, който осигурява удобен и лесен достъп за хора с увреждания.

/2/ Административното обслужване в Община Вълчи дол се осъществява с непосредственото сътрудничество между отделните звена в общината, и съответните институции и организации.

Чл.5. Община Вълчи дол , задължително използва логото и слогана на държавната администрация при:

1. Изготвяне на информационни и промоционални материали;
2. Изготвяне на указателни табели на входовете на сградите, на кутиите за мнения и коментари, на информационни табла, на интернет страницата.

Чл.6. Основен елемент в процеса на усъвършенстване на административното обслужване и повишаване имиджа и доверието към администрацията е качеството на приема. 

Чл.7.  Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните  канали са описани и оповестени чрез интернет страницата на Община Вълчи дол .

Чл.8./1/ Работното време за работа с клиенти в Информационен център и на Дирекция „Местни данъци и такси и неданъчни приходи” е от 8:00ч. до 17:00 часа.

/2/ Времето и часовете  за почивка на служителите, работещи в горепосочените звена, се определя със Заповед на Кмета на Община Вълчи дол

/3/ В случаите, когато в служебните помещения има потребители на административни услуги в края на обявеното работно време, работата продължава до приключване на тяхното обслужване, но не повече от два астрономически часа след обявеното работно време.

/4/   В звеното за работа с клиенти се установява различен ред за ползване на почивките, така че да се осигури непрекъсваем режим на работа с граждани в рамките на обявеното работно време.     

ІІІ. ПРЕДОСТАВЯНЕ НАИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл. 9./1/ Информационен център- Вълчи дол осигурява информация за реда, организацията и видовете услуги извършвани от администрацията на Община Вълчи дол.

/2/ Информацията за административното обслужване следва да бъде:

1. Ясна, точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна;
2. Достъпна за хора с увреждания;
3. Без абревиатури, съкращения и препратки.

Чл. 10./1/ Информация за предоставяните от Община Вълчи дол услуги може да бъде получена от:

1. Деловодството на адрес пл. „Христо Ботев“ №1
2. Телефони: 05131/ 23-15
3. Интернет адрес: https://valchidol.bg/index.php

Чл.11./1/ Информацията за административното обслужване се актуализира в 7 (седем) дневен срок от влизане в сила промени в нормативните актове;

/2/ Актуализацията се извършва едновременно във всички информационни средства – брошури, диплянки, информационни табла,  интернет-страницата на общината;          

/3/ Наименованията на административните услуги във всички информационни материали, както и във всички електронни бази данни са в съответствие със Списъка на унифицираните наименования на административните услуги, утвърден със заповед на Министъра на държавната администрация и административната реформа;

/4/ Организацията по актуализацията и подготовката на информацията е задължение на служителите от звеното за административно обслужване с непосредственото участие на служителите от структурните звена, съгласувана и одобрена от ръководителите им.

ІV. СЛУЖЕБНО НАЧАЛО

Чл.12./1/ При осъществяване на административното обслужване, администрацията изгражда предпоставки и осъществява междуведомствено обслужване на клиентите, когато това не е в противовес на законодателството в Република България.

/2/ Организацията на междуведомственото обслужване се извършва от служителите в деловодството с непосредственото участие на служителите от структурните звена в администрацията и под ръководството на Секретаря на Общината.

Чл.13./1/ Когато в изпълнение на административна услуга са ангажирани две или повече структурни звена в организацията, заявителят подава единствено искане в звеното  за административно обслужване, което организира изпълнението по служебен ред.

/2/ Формата на заявленията/исканията, редът и сроковете за отстраняване на недостатъците в тях, препращането им на компетентен орган, сроковете за извършване на административните услуги, както и други въпроси, свързани с издаването на актовете във връзка с административното обслужване, са в съответствие с глава пета, раздел І от АПК.

Чл.14. Взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършените от тях действия се описват в технологични карти на процесите.

V. ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.15./1/ За навременното и пълно обезпечаване с информация на служителите в деловодството, ръководителите и служителите в структурните звена в Община Вълчи дол се задължават:

1. Да подават информация за предстоящите търгове и конкурси и сроковете за приемане на предложения и  оферти по тях на служителите, отговорни за тяхното приемане и регистрация в деловодството на общинската администрация;
2. Да подпомагат служителите от деловодството с разяснения, консултации и препоръки за срочното и качествено обслужване на потребителите.

/2/Служителите от деловодството  могат да изискват предоставяне на информация и/или документи от другите структурни звена в Община Вълчи дол, когато тя е необходима за извършване на справки и предоставяне на документи при административното обслужване на място.

Чл.16./1/ Служителите от звеното за административно обслужване:

1. Предоставят информация за административните услуги на достъпен и разбираем език;
2. Отговарят на запитвания от общ характер и насочват въпросите по компетентност до звената в администрацията, както и към други административни органи, компетентни по съответния въпрос;
3. Разясняват изискванията, на които трябва да отговаря заявлението или искането за осъществяване на административната услуга по установения ред;
4. Приемат заявления или искания;
5. Приемат заявления и регистрират устни запитвания по Закона за достъп до обществена информация;
6. Проверяват пълнотата на документацията за всяка административна услуга по предварително изготвен контролен списък;
7. Дават информация за хода на работата по преписката;
8. Осъществяват връзката с останалите звена от администрацията по повод осъществяване на административното обслужване;
9. Предоставят исканите документи.

/2/ Служителите, определени с резолюция за изпълнение на административните услуги са длъжни:

1. да обработват материалите веднага след получаването им и да предадат резултата в нормативно,респ. по резолюция , определения срок;
2. след приключване на задачата да съхраняват преписките до предаването им за архивиране, съгласно ЗДАФ;
3. да връщат незабавно в Деловодството на ИЦ погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;
4. да предоставят незабавно за регистрация преписките при предаването им от едно структурно звено в друго;
5. да не обработват документи, които не са регистрирани, резолирани или пък са резолирани до  друг служител от същото звено, без изрично да са упълномощени от ресорния или прекия ръководител;
6. да информират прекия си ръководител ,респ. Ползвателя на услугата – писмено, за причините, налагащи удължаване на срока;
7. при отсъствие(отпуск, болнични, командировка) да предадат работните документи на свой заместник, определен от ръководителя, който следва да продължи работата и спази установените срокове;
8. при напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител;
9. да предават в документите за експедиция в деловодството на ИЦ с:

• точен адрес(пощенски код, област, община, населено място, улица, номер, трите имена на получателя/наименование на учреждението/;
• входящия номер на преписката, на която се отговаря.

Чл.17. Ръководителите на структурни звена са длъжни:

1. Да отразяват резолюцията към конкретен изпълнител върху документа, подлежащ на регистрация и контрол на документооборота;
2. Да контролират движението на документите и на изпълнението на поставените задачи; Да вземат съответни мерки при всеки отделен случай на неприключени в срок преписки от страна на подчинените им звена и служители;
3. Да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината за отсъствието, както и на онези, които напускат длъжността; При напускане на длъжността да изискват от служителя предаване с протокол на служебната документация;

Чл.18. След като се заведат и регистрират в деловодната информационна система за регистрация и контрол на документооборота в деловодството, документите се предават по предназначение в деня на тяхното получаване.

Чл.19. /1/ Кметът на общината, заместник-кметът и секретарят преглеждат служебните преписки, насочени към тях, и ги резолират в деня на получаването, като ги насочват до съответните директори на дирекции и други служители в общинската администрация.        

/2/ Ръководителите на дирекции възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на подчинените им служители.

/3/Резолюцията се поставя върху документа и трябва да определя изпълнителя, задачата и срока за изпълнение, дата на резолиране и подпис на резолиращия.

Чл.20. /1/ Резолираните документи се предават в деловодството за изпращане до изпълнителите, предварително размножени в необходимия брой екземпляри. Копие от материала се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията. Поименното разпределение и движение на служебните преписки задължително се отбелязва в деловодната система на общината.

/2/ Служителите, до които се отнася резолюцията, са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача.

/3/ Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители, отговорността за изпълнението на задачата е на всички посочени в нея лица.

/4/ Всички изпълнители на задачи са длъжни да изпратят становището си на резолиращия в срок, който е не по-кратък от един работен ден преди крайния срок.

/5/ Когато задачата е възложена на повече от един изпълнители, становището или отговорът се подготвя съвместно, като всеки се произнася по неговата компетентност. В този случай, всички се подписват за съставители.

Чл.21./1/ Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да се откаже извършването на административна услуга, се издават и подписват от  Кмета на общината, при негово отсъствие от упълномощен зам.-кмет, или при наличие на делегиране на права по смисъла на ЗМСМА от определеното със заповедта на кмета лице.

Чл.22. При представяне на документ за подпис, същият предварително се съгласува с прекия ръководител, директор дирекция, и към него се прилага и искането/жалбата или преписката, по повод на които е съставен.

Чл.23./1/ Изходящите и вътрешните документи се предават в деловодството на Информационния център за извеждане и полагане на печата на общината подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали, в толкова екземпляри, колкото са получателите, и един екземпляр за архивиране, заедно с преписката, при отговарящия за изпълнението.

/2/ След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

VІ. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛИТЕ НА УСЛУГИ

Чл.24. /1/ Община Вълчи дол приема писмено и устно подадени искания за издаване на индивидуален административен акт, във връзка с извършваните административни услуги, съгласно чл.29 от АПК.

/2/ Пред Община Вълчи дол потребителите на административни услуги могат да се представляват с писмено пълномощно с нотариална заверка на подписа и от други граждани или организации.

/3/ Писмените искания, приети от служителите в деловодството, се регистрират по общия ред, съгласно Инструкцията за документооборота в Община Вълчи дол.

/4/ Исканията, внесени устно, се отразяват в протокол, който се подписва от заявителя и от длъжностното лице, което го е съставило, след което се регистрират по общия ред, съгласно Инструкцията за документооборота в Община Вълчи дол

/5/ Датата на започване на производството по извършване на административната услуга е датата на постъпване на искането в Община  Вълчи дол.

/6/ За исканията, подадени по пощата, в извън работно време сроковете за вземане на решение от административния орган започват да се броят от следващия работен ден.

Чл.25.

/1/ Община Вълчи дол, за определен вид административни услуги, посочени в Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията на Община Вълчи дол извършва:

1. Обикновена услуга – в рамките на три работни дни;
2. Бърза услуга – в рамките на един работен ден и
3. Експресна услуга- до 3 часа в същия работен ден.

/2/ Заплащането на дължимите такси и цени на услуги от клиентите, се извършва съгласно Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги, извършвани от Община  Вълчи дол, приета от Общински съвет Вълчи дол.

Чл.26. При работа с клиенти служителите от деловодството спазват нормативните и вътрешните стандарти на обслужване, въведени в Община Вълчи дол с Хартата на клиента.  

Чл.27./1/ Община Вълчи дол създава, поддържа и развива различни канали за обратна връзка с клиентите:

1. Анкетна кутия за коментари, похвали или оплаквания поставена в Информационен център- гр. Вълчи дол
2. В специално отреденото място на Интернет-страницата на Община Вълчи дол https://valchidol.bg/index.php  е отредено място за подаване на предложения и сигнали за корупция в общинска администрация
3. По пощата на адрес: ПК 9280, гр. Вълчи дол, пл. „Христо Ботев“ №1
4. В деловодството на Община Вълчи дол;
5. Приемен ден на кмета: четвъртък от 08-12 часа
6. Община Вълчи дол проучва и измерва удовлетвореността на потребителите не по-малко от веднъж годишно, съгласно методология,  утвърдена  от Министъра на държавната администрация и административната реформа. 
7. Резултатите от анализираната информация се обсъждат и оповестяват сред обществеността;
8. В резултат на получената и анализирана информация от всички канали за обратна връзка се предприемат действия за подобряване на административното обслужване, които се оповестяват сред обществеността.

VІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОНТРОЛА  ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И СПАЗВАНЕТО  НА СРОКОВЕТЕ

Чл.28. Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за точно спазване на определените срокове и качеството на предоставяните услуги и се извършва от секретаря на общината.

Чл.29./1/ Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:

1. Кмет;
2. Заместник-кмет;
3. Секретар;
4. Ръководители на звена – директори на дирекции

 /2/ Контрол може да се осъществява и от страна на клиентите – физически и юридически лица,посредством деловодна справка за движението на преписката им лично във Информационен център или подаване на жалба по отношение качеството на извършваните административни услуги.

Чл.30./1/ Сроковете за изпълнение са определени в самия документ, с резолюция или произтичат от нормативен акт.

 /2/ Когато с нормативен документ или с резолюция не е определен срок за изпълнение, задачата се изпълнява в седемдневен срок от датата на нейното възлагане.

 /3/ Срокът за извършване на административна услуга на граждани е съобразно АПК, освен ако в нормативен акт е установен друг срок.

 /4/ При възникване на обективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, когато той не е нормативно определен, резолиращият може да го удължи, като това  се отразява в деловодната система.

Чл.31. Всички дейности по документите, от регистрацията до предаването им за архивиране са съгласно настоящите правила и Инструкция за деловодната дейност.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1./1/ Технологичните карти на процесите се изготвят от служителите в звеното за административно обслужване с непосредственото участие и контрол на ръководителите на съответните структурните звена в срок до 3 /три/ месеца от утвърждаването на Вътрешните правила.

/2/ Технологичните карти на процесите се утвърждават от Секретаря на Общината и стават неразделна част от настоящите Правила.

§2. Технологичните карти на процесите се въвеждат в деловодната система за регистрация и контрол на документооборота за повишаване надеждността на контрола върху качеството и сроковете в административното обслужване, чрез автоматизирането му.

§3. Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите правила.

§4. Контролът по спазване на клаузите във вътрешните правила за административно обслужване се осъществява от Секретаря на Общината.

§5. Настоящите правила се утвърждават на основание чл.1, ал.2 от Наредбата за  административното обслужване (приета Приета с ПМС № 246 от 13.09.2006 г.) от секретаря на общината.